گام‌هاي اساسي براي استقرار فرهنگ

و نگرش بهره‌وري در جامعه

 

اشاره:

اداره امور سازمان‌ها و شركت‌هاي توليدي - خدماتي نيازمند بهره‌گيري از فن مديريت كارآمد است تا بتوان كارآيي اين گونه نهادها را به حداكثر رساند و توان رقابتي آنها را نه‌تنها در عرصه مرزهاي ملي، بلكه در بازارهاي برون‌مرزي حفظ كرد و به‌طور  مستمر تقويت نمود. در فرآيند جهاني شدن اقتصاد، شركت‌هايي قابليت حضور در بازارهاي بين‌المللي را خواهند داشت كه قادر باشند از طريق دستيابي به فناوري روز و علم مديريت پيوسته اصلاحات مورد نياز را براي ارتقاي قدرت رقابت خود به انجام رسانند.

از اين رو ارتقاي بهره‌وري بنگاه‌هاي اقتصادي ضرورتي غيرقابل انكار است. در ايران نيز تجربه‌هاي موفق در زمينه ارتقاي بهره‌وري با بهره‌گيري از نظام مديريت مشاركتي در سال‌هاي اخير كسب شده است كه استفاده از اين تجربه‌ها مي‌تواند مديران بخش‌هاي مختلف اقتصادي را در اتخاذ راهبردهاي مناسب، جذب مشاركت كاركنان براي انجام اصلاحات ضروري و در نهايت عملي ساختن راه‌هاي ارتقاي بهره‌وري كمك كند.

در اين نوشتار به ارايه چند تجربه موفق در زمينه ارتقاي بهره‌وري در شركت‌هاي توليدي - بازرگاني و نهادهاي اداري و اجرايي مي‌پردازيم.

 

«نظام مديريت هماهنگ و پيش‌رونده» عنوان مقاله‌اي است كه در كتاب «حركت بهره‌وري و توسعه در كشور» به چاپ رسيده و از سوي سازمان ملي بهره‌وري ايران منتشر شده است. نويسنده مقاله‌ ابتدا به بررسي مباني تئوريك و زمينه‌هاي علمي پرداخته و سپس طرح اجرايي خود را مطرح ساخته و موفقيت حاصله را به رشته تحرير آورده است.

در بخش مباني تئوريك و زمينه‌هاي علمي، سيدمحمدنبي جمالي (نويسنده اين مقاله) ابتدا به چهار عنصر اصلي اشاره دارد كه عبارتند از شناخت ميزان توسعه‌يافتگي و توسعه‌نيافتگي در سازمان‌هاي اداري و نهادهاي كشوري، شناخت امكانات و توانايي‌هاي سازمان، شناخت موارد و عوامل بازدارنده، به كارگيري روش‌هاي علمي و مديريت به جاي روش‌هاي سنتي. منظور از مديريت هماهنگ و پيش‌رونده در محور شناخت از ميزان توسعه‌يافتگي سازمان‌هاي اداري و نهادهاي كشوري، آمده است: براي هر تغيير و تحولي در مجموعه اداري و اعمال مديريت در آن بايد به شناخت عناصر فرهنگي آن مجموعه پرداخت. زمينه‌هاي تشكيل، انگيزه و اهداف، سير فراز و نشيب سازمان و طرح تلقي و نگرش كاركنان و بروكرات‌ها نسبت به سازمان و اهداف آن و ... مي‌بايست به خوبي شناسايي شود تا بر اساس آن بتوان برنامه‌ريزي و ارايه راهكارهاي اجرايي براي حل مشكلات را عملي ساخت.

علاوه بر آن، شناخت از فرهنگ جامعه نيز نقش بسزايي در ايجاد اصلاحات و نوسازي دستگاه‌هاي اجرايي و اداري دارد. اين شناخت نقش بسزايي براي مديران در طراحي حركت سازمان متبوع دارد. از اين رو شناخت دو ساختار مجموعه ضروري است. اول مجموعه عوامل فرهنگي، اقتصادي، سياسي و ... كه در تشكيل سازمان و اهداف آن نقش داشته است و دوم شرايط فرهنگي، سياسي، اقتصادي جامعه‌اي كه سازمان به عنوان محيط بيروني با آن در تعامل دائمي به سرمي‌برد. بنابراين شرايط توسعه‌يافتگي در هر سازماني بايد همراه با شناخت لازم از محيط بيروني و محيط دروني باشد تا بر اساس آن بتوان توسعه‌نيافتگي سازمان را ترسيم نمود و راهكارها و برنامه‌هاي عملي براي ايجاد اصلاحات و گسترش نظم و بهره‌وري را به سيستم وارد نمود.

در خصوص شناخت امكانات و توانايي‌هاي سازمان، نويسنده عقيده دارد كه بسياري از سازمان‌ها و مديران آن از امكانات بالفعل خود نيز گاهي آگاهي لازم را ندارند، چه رسد به امكانات و توانايي‌هاي بالقوه كه با شناخت آن مي‌توان در بهره‌وري و استفاده بهينه از امكانات گام مؤثري برداشت. از اين رو «در نظام مديريت هماهنگ و پيش‌رونده» بايد نسبت به امكانات بالفعل و بالقوه سازمان آگاهي كامل پيدا كرد تا در مراحل بعدي بتوان با اتكاي بر آن امكانات و توانايي‌ها، بر مشكلات اصلاحات فايق آمد.

در واقع مديريت را مي‌توان هنر به كارگيري امكانات براي رسيدن به اهداف سازمان ناميد.

در خصوص شناخت موانع و عوامل بازدارنده، نويسنده عقيده دارد كه همانگونه كه هر سازماني داراي امكانات و توانايي‌هايي است، براي انجام امور و اعمال مديريت صحيح، موانع گوناگوني را نيز بر سر راه دارد. مديريت هماهنگ و پيش‌رونده، موانع داخلي و خارجي هر سازمان را شناسايي مي‌كند تا با رفع آن موانع به بهره‌وري و استفاده بهينه از امكانات نايل آيد. عوامل گوناگوني از قبيل موانع فرهنگي، طرز تلقي‌ها و نگرش‌ها، اعتقادات و ارزش‌ها و ... مانع انجام اصلاحات و نوسازي در هر سازماني است كه بايد با رشد فكري، آموزش‌هاي علمي و ساير اقدامات مشابه، اين قبيل موانع را از سر راه اعمال مديريت برداشت. بنابراين مي‌بايست با شناخت دقيق و عميق مشكلات، روند بهينه‌سازي را پيگيري كرد. در خصوص استفاده از روش‌هاي علمي در مديريت به جاي روش‌هاي سنتي، نويسنده مي‌افزايد: تغيير و تحول در زندگي اجتماعي مردم، نيازها،  انتظارات و بازتاب‌هاي متفاوتي را نشان مي‌دهد كه اداره هر سازماني متناسب با آن نيازها و انتظارات تغيير مي‌كند. در گذشته روش‌هاي علمي درمديريت كارايي چنداني نداشت و مديران نيز كمتر به سراغ چنين روش‌هايي مي‌رفتند، اما به مرور زمان و بر اثر رشد كمي و كيفي زندگي اجتماعي مردم، نيازها و انتظارات جديد فراروي مديريت سازمان‌ها قرار گرفت كه به ناچار بايد براي اعمال مديريت به روش‌هاي نوين علمي روي آورد. روش‌هاي علمي با اتكاي به آمارها و توصيف‌هاي علمي، راهكارهاي متناسبي را ارايه مي‌كند كه بر اساس آن مي‌توان آينده حركت و مسير يك سازمان را پيش‌بيني كرد. البته نظم و برنامه‌ريزي، اقدامات عاقلانه و تلاش مستمر از شاخص‌هاي مهم روش علمي مديريت است كه به عنوان يك اصل در مديريت امروزي مورد شناسايي قرار گرفته است. اين سازوكار سازماني امروزه در دستور كار مديران است و پيامدهاي منفي اخلاقي مديريت متكي به فرد (مديريت سنتي) جاي خود را به مشاركت، همفكري و همكاري داده است. بنابراين بكارگيري روش‌هاي علمي در مديريت هماهنگ و پيش‌رونده يكي از اصول مهم است.

نويسنده در تشريح منظور از مديريت هماهنگ و پيش‌رونده مي‌افزايد: در يك تعريف ساده مي‌توان مديريت هماهنگ و پيش‌رونده را چنين تعريف كرد: «مديريتي كه با استفاده از شناخت و آگاهي‌هاي علمي در ابعاد گوناگون، شناسايي امكانات و موانع داخلي و خارجي به صورت هماهنگ حركت مي‌كند و روبه آينده دارد.» اين نظام مديريتي به اصول چهارگانه‌اي كه تشريح شد، استوار است. «هماهنگ» به معناي حركت يكنواخت و چندجانبه در مديريت است، بدين ترتيب كه در مديريت مذكور همه عناصر و عوامل دخيل در مديريت به طور هماهنگ و يكنواخت توسعه مي‌يابد و از تك‌نگري و يك‌بعدي در عرصه مديريت خودداري مي‌گردد. تمام عوامل انساني و مادي به طور هماهنگ در نظر گرفته مي‌شود و توسعه مي‌يابد و مراد از «پيش‌رونده» به معناي حركت به سمت جلو و مسير تكاملي مديريت است.

در بخش دوم مقاله كه طرح اجرايي است، گام اول تبيين اهداف در سازمان است و مدير به عنوان هماهنگ‌كننده اصلي عوامل گوناگون بايد براي خود تبيين صحيح و واضحي از اهداف و رسالت سازمان داشته باشد. گام دوم تأمين امكانات و نيروي انساني است كه يكي از مراحل اساسي است، زيرا گماشتن نيروي انساني در پستي كه متناسب با شرايط و ويژگي‌هاي لازم و تجربه و سوابق كافي باشد، كمك شاياني به مديريت مي‌كند و لذا مي‌بايست بر اساس مراحل گوناگون تحقيق، مصاحبه و آزمون، نيروي انساني را در محل مناسب قرار داد كه در فرآيند بهره‌وري و استفاده بهينه از امكانات نقش تعيين‌كننده دارد. گام سوم ابلاغ و اعلام شرح وظايف و تقسيم كار متناسب با اهداف است. از آنجا كه تقسيم كار و تخصص‌گرايي يكي از شاخصه‌هاي مهم جامعه پيشرفته است، بنابراين در «مديريت هماهنگ و پيش‌رونده» هماهنگي در تقسيم كار بر اساس شرح وظايف اعلامي، نقش مؤثري در افزايش بهره‌وري و استفاده صحيح و درست از امكانات هر سازمان دارد.

گام چهارم، هدايت و ارزيابي و نظارت است. كنترل و نظارت مستلزم داشتن هدايت كافي بر مجموعه و سازمان است. يعني بر اساس تقسيم كار و ابلاغ شرح وظايف، مديريت به هدايت سازمان و عوامل مؤثر در آن مي‌پردازد و براي تكميل امر هدايت، ارزيابي عوامل گوناگون را در دستور كار خود قرار مي‌دهد. نيروي انساني و امكانات به عنوان ورودي سيستم و گردش و تبديل خدمات و كالا در درون سيستم و ارايه خدمات و كالا به عنوان خروجي سيستم بايد همواره مورد ارزيابي مديريت قرار گيرد تا به نقاط ضعف و قوت سازمان پي ببرد. اگر اين ارزيابي صورت نگيرد، مديريت دچار اخلال و حتي بحران مي‌شود.

گام پنجم تفويض اختيار و عدم تمركز است. يكي از آفت‌هاي مهم مديريت در ايران تمركز‌گرايي در سطوح مختلف است. فرهنگ «فردسالاري» يا «شخصيت‌پروري» كه عوارض گوناگوني را به دنبال دارد، از فرهنگ بومي به جا مانده است. استبداد و خودمحوري در مديريت يكي از عوارض منفي اين فرهنگ بومي است و بسياري از اقدامات غيرعلمي و غيرمنطقي در كشور بر اساس اين فرهنگ است. اما اگر در مديريتي تفويض اختيارات همراه با شايستگي‌ها و توانمندي‌هاي افراد صورت گيرد، گردش سيستم بدون مشكل صورت مي‌گيرد. براي آنكه جلوي عوارض و آثار منفي مديريت متمركز و خودمحور گرفته شود، لازم است بر اساس شايستگي‌ها و توانمندي‌هاي افراد، تفويض اختيارات صورت گيرد.

گام ششم، آموزش است. تأثير آموزش در روند بهره‌وري و استفاده بهينه از امكانات،‌غيرقابل انكار است. با آموزش، نيروي كار توان تازه‌اي مي‌يابد و كسب مهارت‌ها و تعاليم لازم در بهره‌وري مؤثر است. آموزش ضمن كار، آموزش كوتاه‌مدت و بلندمدت به صورت مستقيم يا غيرمستقيم، ايجاد بينش و نگرش عميق‌تر و وسيع‌تر نيروي انساني را به دنبال دارد. توان بالقوه را بالفعل مي‌كند و رشد نيروي انساني را هموار مي‌سازد.

نويسنده مقاله در جمع‌بندي بحث خود، علاوه بر مباني تئوريك و طرح اجرايي به مواردي نظير توجه به كاركنان، برنامه‌ريزي راهبردي، پالايش و بازنگري در سيستم نيز توجه دارد و مي‌افزايد بكارگيري مديريت هماهنگ و پيش‌رونده، ايجاد فرهنگ نظم و قانون را سبب شده است.

«نقش مديريت مشاركتي و جوان‌سازي سازمان در بهره‌وري» عنوان مقاله ديگري است كه توسط سيدعبدالحسين هاشمي به تحرير درآمده است. نويسنده مقاله عقيده دارد كه در ايران، اهميت و ارزش بهره‌وري به درستي شناخته نشده است و هنوز فرهنگ و نگرش بهره‌وري بر جامعه حاكم نشده و لازم است در اين زمينه قدم‌هاي اساسي و مؤثري برداشته شود. در اين مقاله به سه محور اساسي نظام مشاركت، اتوماسيون نظام‌هاي اداري و مالي و توسعه شبكه ارتباط رايانه‌اي و نيز تفكيك وظايف حاكميتي و تصدي‌گري سازمان و حذف حركت‌هاي همسو در ادارات و ساختار نظام اداري و فرهنگ سازماني اشاره شده است.

در تشريح محور نظام مشاركت، نويسنده عقيده دارد كه نظام مديريت بر مبناي مشاركت موجب بسط روابط محبت‌آميز كاركنان و مديريت و افراد با يكديگر مي‌شود. به طور كلي مديريت مشاركتي از يك سري متغيرهاي بومي و سازماني تبعيت مي‌كند كه يكي از متغيرهاي تأثيرگذار، فرهنگ سازماني است. براي طراحي و استقرار مديريت مشاركتي در درجه اول پيش‌نيازهايي لازم است كه يكي از آنها بسترسازي فرهنگي است و باور آن از طريق آموزش و تبليغات ايجاد مي‌شود. شاخص‌هاي فرهنگ سازماني نيز عبارتند از: ميزان خلاقيت فردي، درجه خطرپذيري، شيوه رهبري، ميزان يكپارچگي، ميزان حمايت مديريت از كاركنان، ميزان و شيوه كنترل،‌ ميزان احساس هويت سازماني، سيستم پاداش، ميزان سازش با پديده تعارض.

نويسنده مقاله در خصوص اقدامات عملي براي توسعه نظام مشاركت عقيده دارد كه در مرحله اول بايد تمامي كاركنان را با نظام و روش پيشنهاد دادن آشنا و در مرحله دوم اعتماد كامل ايشان را به اين نظام جلب نمود تا بتوان از آنان پيشنهادهاي مفيد و ثمربخش دريافت كرد. در اولين مرحله، مديريت بايد بدون توجه به سوابق گذشته افراد، تمام تلاش خود را صرف دريافت پيشنهاد از آنان بنمايد تا از اين طريق كار آنها و محيط كاري ايشان را اصلاح كند. در مرحله دوم مديريت بايد روي آموزش كاركنان تأكيد ورزد، به طوري كه پس از آموزش آنها بتواند مسايل و شرايط محيط كار را مورد بررسي و تجزيه و تحليل قرار دهد كه اين مهم مستلزم آموزش كاركنان است. در مرحله سوم مديريت، جنبه‌هاي مالي و اقتصادي پيشنهادها را بررسي كند. به عبارتي بايد نظام پيشنهادها را در يك دوره زماني 5 تا 10 ساله مورد توجه قرار دهد.

نويسنده عقيده دارد كه مشكل بيشتر شركت‌ها از اينجا ناشي مي‌شود كه آنها معمولاً بدون عبور از مراحل اول و دوم به طور مستقيم وارد مرحله آخر مي‌شوند و انتظار دارند به سرعت به آن دست يابند.

نويسنده مي‌افزايد: به منظور تكميل و پيشرفت نظام مديريت بر مبناي مشاركت و گذر از نظام پيشنهادها به سيستم‌ها و نظام‌هاي تكامل يافته‌تر و نيز رفع نواقص اجرايي نظام پيشنهادها و نظام مديريت، ضروري است كه شورايي متشكل از مديران عالي و كاركنان با تجربه و خيرانديش و برگزيده كاركنان تشكيل شود كه هم نظارت عاليه بر روند اجراي نظام مشاركت در شركت داشته باشند و هم مطالعات و تحقيقات جامع در مورد پيشرفت مستمر اين نظام مديريتي در سازمان را ارايه نمايد. اين شورا به نام « شوراي پيشرفت نظام مشاركت» است. در صورت نياز، يك مركز تحقيقاتي يا شركت مشاوره‌اي آشنا و باتجربه در اين زمينه، اجرا و استقرار نظام پيشنهادات را با موفقيت بيشتري از خود كاركنان آن سازمان به انجام خواهد رساند.

فوايد علمي مشاركت عبارتند از صرفه‌جويي در هزينه‌ها، افزايش تمايل كاركنان به مشاركت در تصميم‌گيري و ميزان فرصت كاركنان براي نشان دادن لياقت و شايستگي، افزايش پيشنهادهاي كاركنان براي بهبود كارها و محصولات، افزايش ميزان رضايت آنها از برخورد و صداقت مديران و آگاهي يافتن بيشتر كاركنان از نتايج عملكرد خود.

فوايد اسلامي مشاركت نيز عبارتند از انجام كارها با معرفت و علم بيشتر، عمل به سفارش «مشاركت در امور»، مصداق يافتن واژه شكر، برپا شدن نظام ارزشي احسن در قول و فعل و جلوگيري از اسراف و تبذير.

نويسنده مقاله براي جوان‌سازي سازمان ابتدا به شاخص‌هاي پير سازماني توجه دارد كه عبارتند از: گرايش افراطي به بوروكراسي، تنگ بودن عرصه سازمان بر خلاقيت‌هاي فردي و گروهي، تعقل‌گرايي افراطي و پايبندي بدون انعطاف مديران به طرح‌ها و برنامه‌ريزي‌هاي از پيش تنظيم شده، زياد شدن فاصله مديران ارشد و بدنه سازمان، كم بودن گرايش مديريت با تغييرات، تمركزگرايي شديد، اتكا به رويه‌هاي محافظه‌كارانه و تأكيد بر سيستم‌ها، فرم‌ها، دستورالعمل‌ها و مقررات.

جوان‌سازي در سازمان‌هاي پير مستلزم اين است كه رهبري سازمان با ايجاد تغييرات اساسي در راهبرد، رويه‌ها، سيستم‌ها، تجهيزات، كيفيت آموزشي، ساختار و فرهنگ سازمان، وضعيت موجود را در يك فرآيند زماني فشرده به وضعيت مطلوب تبديل كند. يعني سازمان جديدي را از درون سازمان قديم از نو متولد سازد.

براي جوان‌سازي سازمان، مديريت بايد تغييرات را در امور ذيل ايجاد كند:

1-        راهبرد و جهت‌گيري سازمان

2-       ساختار سازماني، نوع مشاغل و روابط بين آنها

3-      رفتار و فرهنگ سازماني (پذيرش مهارت‌ها و باورهاي جديد)

4-       فناوري و تجهيزات محوري سازمان

5-      رويه‌ها و استانداردهاي انجام كار

6-      نحوه توزيع قدرت در سازمان و مكانيزم‌هاي تصميم‌گيري

7-      شيوه‌هاي نظارت و كنترل

8-      سيستم اطلاعات مديريت

9-       نوع رهبري سازمان

10-      ضوابط و سيستم گزينش، ترفيعات، پاداش و تنبيه

در محور جوان‌سازي سازمان دو كار اساسي شامل واگذاري مسؤوليت فعاليت‌هاي اجرايي و تصدي‌گرايانه به بخش غيردولتي و نيز افزايش بهره‌وري از طريق اصلاح ساختاري و مقررات حاكم بر بخش حمل و نقل نيز مورد توجه مي‌باشد.

در بخش اتوماسيون نظام‌هاي اداري و مالي و توسعه شبكه ارتباط رايانه‌اي نيز توجه به محورهايي نظير حذف حركت‌هاي همسو در سازمان‌هاي متفاوت، ساختار نظام اداري و فرهنگ سازماني و راه‌هاي عملي افزايش بهره‌وري در جامعه و نيز تفكيك وظايف حاكميتي و تصدي‌گري سازمان مد نظر نويسنده است.

نويسنده عقيده دارد كه مديريت كلان كشور در خصوص حذف فعاليت‌هاي موازي در ادارات و سازمان‌هاي مختلف جهت افزايش بهره‌وري بايد اقدامي جدي بعمل آورد. اين امر امكان بهره‌گيري از نيروها در محل مناسب‌تر، صرفه‌جويي در هزينه‌ها، عدم بروز تداخل و ايجاد مشكلات ناشي از آن، تسهيل در اعمال مديريت كلان و هماهنگي امور سازمان‌هاي دولتي در مراكز استان‌ها، كاهش تعداد سازمان‌ها و مديران دولتي، تسهيل در ارايه خدمات به مردم، افزايش مسؤوليت مديران استاني،‌كاستن از پيچيدگي كار ادارات كل و سازمان‌هاي فعال و كاهش قابل توجه هزينه‌هاي ادارات با حذف مشاغل ستادي و پشتيباني كل را به دنبال خواهد داشت.

در محور ساختار نظام اداري و فرهنگ سازماني براي ارتقاي بهره‌وري توجه به مواردي نظير پرهيز از عملكردهاي سري و مخفي در قبال كاركنان و ايجاد ارتباطات شفاف، تفويض اختيار در برابر عملكرد خوب كاركنان، حذف عمليات بازرسي در محيط اداره و جايگزيني عمليات پيشگيرانه جهت جلوگيري از تخلفات و ايجاد روابط صميمانه با كاركنان به جاي برخوردهاي تلافي‌جويانه، ضروري است.

در خصوص راه‌هاي عملي افزايش بهره‌وري در جامعه، نويسنده مقاله بر ضرورت اطلاع‌رساني به مردم درباره روش‌هاي جديد ارايه خدمات، اجراي نظام شايسته سالاري در افراد جامعه، تشكيل گروه تحقيق و توسعه با هدف افزايش بهره‌وري در تمام ادارات و شركت‌ها، تلقي رضايت مشتري به عنوان عامل بقاي سازمان‌ها، جلوگيري از فساد اداري، كاهش مراحل انجام كار  (ساده‌سازي)، توسعه خصوصي‌سازي، امنيت شغلي در ادارات، احترام به نظرات زيردستان، تخصصي كردن حرفه خانه‌داري در جهان امروز (اين امر علاوه بر تقويت نقش محوري بانوان در سازماندهي امور خانواده، آثار مثبت و گسترده‌اي نيز در ابعاد مختلف اقتصادي، فرهنگي و اجتماعي خواهد داشت)، بها دادن به تحقيق و پژوهش در طرح‌ها و پروژه‌هاي عمراني و تفويض اختيار بيشتر به مديران كل ادارات از سوي وزارت، تأكيد دارد.

در خصوص تفكيك وظايف حاكميتي و تصدي سازمان، نويسنده مي‌افزايد: آنچه امروزه در كشورهاي در حال توسعه در حال انجام است، استفاده بهينه از سخت‌افزارها و فن‌آوري‌هاي نوين مربوطه و كاهش استفاده از نرم‌افزارها و دانش ايجاد سخت‌افزارها مي‌باشد. به كارگيري شكلي و تداوم شيوه‌هاي سنتي و نوين اين صنعت نه‌تنها باعث سردرگمي در استفاده از اين شيوه‌ها مي‌شود، بلكه عاملي در جهت توسعه ناهمزمان، ناموزون و نامتوازن به حساب مي‌آيد.