با توانمندي‌هاي موجود

فصل 15

سازماندهي تشكيلات و نيرو

براي فعاليت صادراتي

15-1 سازماندهي عمده‌فروشي داخلي

فروش‌هاي داخلي به دو دستة كلي: عمده‌فروشي و خرده‌فروشي تقسيم مي‌شوند. فعاليت اصلي عمده‌فروشي، تنظيم جريان كالا بين توليدكننده و خرده‌فروش به نحوي كارآست. وقتي تشكيلات يك عمده‌فروشي مورد مطالعه قرار مي‌گيرد، اولين عامل جهت بررسي خود محصول است. مثلاً اگر محصول يك فلز است، براي مصرف صنعتي است، يا مصارف عمومي؟ آيا ماده خامي براي توليدات فولاد است؟ مثل سنگ آهن يا زغال‌سنگ؟ اگر محصول ماشين‌آلات است، ماشين‌آلات صنعتي است؟ يا تجهيزات سنگين، ماشين‌آلات الكتريكي، توربين مولد نيرو، ماشين‌آلات كشاورزي يا ماشين‌آلات غلطك؟ اگر محصول شيميايي است، آيا آلي يا غيرآلي است؟ از مواد پتروشيمي است يا دارويي؟ در گام بعدي يك سياست مديريتي بايد در پيش گرفته شود كه هدفش همكاري و هماهنگي بين بخش‌هاي عملياتي (اجرايي) و اداري
باشد.

عمده‌فروش بايد تعيين كند كه بخش عملياتي با چه كالاهايي سروكار خواهد داشت. مثلاً لفظ «محصولات فولادي» به اندازه كافي مشخص‌كننده نيست. دامنة محصولات فولادي از صفحه و ورق و ميله تا ميخ و سيم و آلياژهاي فولادي و غيره مي‌تواند متفاوت باشد.

پس از آنكه نوع محصولات مشخص شد، آنها بايد طبقه‌بندي شده و بخش‌هاي مختلفي كه مسؤوليت هر يك از آنها را به عهده خواهد گرفت، تعيين شوند. هر بخش يا قسمتي كه چنين مسؤوليتي را به عهده دارد، نيازمند همكاري بخش‌هاي اداري، به‌خصوص در فعاليت‌هاي مختلف خريد و فروش است. بخش‌هاي اداري وظايفي همچون تأمين مالي، حسابداري، حمل، پرسنل، امور عمومي، بازرسي، ارتباطات، برنامه‌ريزي، تحقيقات و روابط عمومي را به عهده دارند.

يك بخش عملياتي هم در مركز و هم در ادارات شعب وجود دارد. نوع و تعداد بخش‌هاي موردنياز بستگي به مصرف‌كنندگان و توليدكنندگان در منطقه و نوع كالاهاي مصرفي و توليدي دارد. وجود بخش‌هاي مالي، حسابداري و حمل در يك شعبة اداره، حداقل وجود بخش‌هاي حمايت‌كننده است.

در ادارة مركزي همه بخش‌هاي اداري لازم براي مديريت كل شركت، از جمله ادارات شعب بايد برپا گردند. در ادارات شعب، تنها به عمليات لازم براي حمايت از فعاليت‌هاي شعبه احتياج است.

15-2- تشكيلات يك سازمان صادراتي:

«سوگو شوشا» (Sogo Shosha)

بخش عملياتي، يك فعاليت صادراتي از افراد و نيروهايي تشكيل شده است كه با محصولات شركت و هم با رويه‌هاي صادراتي آشنا مي‌باشند. بعضي محصولات از نظر فروش، داراي نوسانات فصلي مي‌باشند و يا برخي ديگر تنها مناسب فروش در مناطقي مشخص مي‌باشند. علاوه بر اينها، بر روند مصرف دائماً مي‌بايد نظارت وجود داشته باشد تا از سهم شركت در بازار حمايت شود. بايد مراقب صادركنندگان رقيب داخلي و ديگر رقباي خارجي هم بود.

يكي ديگر از ابزارهاي حفظ قدرت رقابت، برقراري و حفظ روابط دوستانه با عرضه‌كنندگان است، به نحوي كه در صورت پديد آمدن سفارش‌هاي ناگهاني و يا موارد مشكل از خود تلاش بيشتري نشان دهند.

عملكرد بخش‌هاي اداري شامل موارد زير است:

1- عمليات مالي

پرداخت براي سفارشات صادراتي معمولاً از طريق اعتبارات اسنادي صورت مي‌گيرد كه اين اسناد مي‌تواند «ديداري»[1]يا با پرداخت 90 روزه يا 120 روزه پس از رؤيت باشد. اعتبار اسنادي ديداري با ارايه اسناد حمل مي‌تواند معامله گردد. اعتبارات ديداري 90 و 120 روزه عملاً اعتباراتي هستند كه براي واردكننده مدتشان تمديد شده است، البته اين اعتبارات مي‌توانند براي پرداخت‌هايي زودتر از موعد مورد تنزيل قرار گيرند.

بخش مالي مسؤول مبادلات ارزي است كه مي‌بايد با پيش‌بيني‌هاي هشيارانه از روند و تغييرات بازار ارز به خريد و فروش بپردازد. در زمان‌هايي كه نرخ‌هاي ارز مناسب است، يا وقتي كه نرخ‌ها بي‌ثبات و پيش‌بيني آنها مشكل است، شرط احتياط ايجاب مي‌كند كه براي تبادلات لازم ارزي، ترتيب «قراردادهاي آتي»[2] با نرخ‌هاي ثابت ارز را فراهم آوريد.

در فعاليت‌هاي صادراتي، معمولاً پرداخت به توليدكننده پس از سرانجام يافتن اعتبارات اسنادي صورت مي‌گيرد. اما گاهي توليدكننده براي توليد كالا احتياج به «پيش‌پرداخت»[3] دارد. در اينجا مسؤوليت بخش مالي است كه جريان پولي معقول و خطوط اعتباري لازم براي رفع چنين نيازهايي را برقرار سازد.

بخش مالي بهتر است به سه زيربخش مالي، ارزي و پرداخت تقسيم شود.

2- عمليات حسابداري

بخش حسابداري مي‌بايد اسناد مربوط به حساب‌ها و سياهه‌هاي[4] صادره و دريافتي را نگه دارد و اعلاميه‌هاي مالي تهيه نمايد.

3- عمليات حمل

اين بخش مسؤول كل فرآيند حمل[5] است. طبق شرايط قرارداد صادراتي، اين بخش مي‌بايد زمان‌بندي تحويل كالا از توليدكننده، حمل آن به نقاط صدور و بارگيري آنها بر وسايل حمل را تنظيم نمايد. اين بخش مي‌بايد ترتيبات حمل و پوشش‌هاي بيمه‌اي، ترخيص‌هاي گمركي و عمليات بارگيري كه شامل ايمني «دوبه‌ها»[6] و باربران و صفافان كالا نيز مي‌شود، را فراهم آورد. اسناد صادراتي و اسناد حمل، همچنان كه در اعتبارات اشاره شده است، مي‌بايد آماده و تكميل گردد تا معامله با بانك (انتقال اسناد) بدون مشكل صورت گيرد.

4- عمليات مربوط به مديريت پرسنل

اين بخش مسوول طراحي برنامه‌اي است كه از طريق آن افراد، استخدام و منصوب مي‌شوند و به‌طور كارآيي چرخش‌هاي لازم در كارهاي آنان صورت مي‌گيرد.

آموزش يكي از فعاليت‌هاي مهم بخش پرسنلي است. آموزش شامل اطلاع‌رساني‌هاي اوليه به نيروهاي جديد يا آموزش زبان انگليسي (مكالمه و نگارش) به آنها نيز مي‌شود. زبان انگليسي زبان بين‌المللي تجارت مي‌باشد. در داخل سازمان، آموزش و كارآموزي در مورد فعاليت‌هاي خاصي نظير تأمين مالي صادرات، حسابداري، صادرات و حمل مي‌بايد برنامه‌ريزي شود. آموزش‌هاي ويژه‌اي براي افرادي كه براي كار در دفاتر خارجي منصوب مي‌شوند، مي‌بايد ترتيب داده شود.

بخش پرسنلي، امور مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد به كليه مستخدمين، اعم از پرسنل داخل يا خارج از كشور و همين‌طور امور بيمه بهداشت و تأمين اجتماعي را برعهده دارد.

5- امور عمومي

بخش امور عمومي[7] تهيه كنندة مجلات و كاتالوگ‌هاي شركت است. همين‌طور لوازم‌التحرير و اسباب و لوازم اداري را تهيه و خريداري مي‌نمايد. از جمله فرم‌هاي مربوط به اسناد صادراتي را. تمام رويه‌هاي عملي و حقوقي مربوط به مسافرت‌هاي خارجي و بازگشايي دفاتر در خارج از كشور و تهيه لوازم و مبلمان براي اين ادارات از طريق اين بخش انجام مي‌گيرد.

6- عمليات بازرسي

مسؤوليت اصلي بخش بازرسي، حفظ نظارتي ثابت و معتبر بر عرضه‌كنندگان و مشتريان است. اين نظارت تا سطح كيفي محصولات و قابليت اعتماد به تحويل كالاها ادامه مي‌يابد، چرا كه حفظ سطح بالايي از رضايت مشتري وقتي حاصل مي‌شود كه اعتماد به عرضه‌كننده كالا براي تحويل كالاي مرغوب در مدت زمان مورد نياز (دورة تحويل) وجود داشته باشد.

بررسي از نظر «درجه اعتبار»[8] نيز در مورد عرضه‌كنندگان و مشتريان لازم مي‌باشد تا معلوم گردد تا چه حد اعتبار براي عرضه‌كنندگان قابل اعمال است. بررسي عرضه‌كنندگان و مشتريان خارجي از نظر درجة اعتبار مالي، براي وصول درآمدهاي صادراتي در مقابل تحويل كالاها، لازم و اساسي مي‌باشد. البته چنين بازرسي‌هايي در مورد شركت‌هاي خارجي بسيار مشكل مي‌باشد. شعبه‌هاي خارجي يك بانك داخلي و يا بانك‌هاي خارجي، منابع اطلاعاتي خوبي براي تعيين وضعيت مالي مشتريان در خارج از كشور مي‌باشند.

اگر از شركت‌ها يا نمايندگي‌هاي تجاري در بازارهاي صادراتي استفاده شود، آنها نيز مي‌توانند از ديگر منابع خوب اطلاعاتي باشند. يكي از بهترين شاخص‌هاي وضعيت تجاري، گزارش سالانه (شركت يا سازمان) مي‌باشد.

7- ارتباطات

انجام امور بازرگاني با مشتريان بين‌المللي معمولاً از طريق تلكس، فكس (دورنگار) ]و امروزه از طريق پست الكترونيكي[ صورت مي‌گيرد، ولي هنوز برخي از خدمات تلگراف استفاده مي‌كنند. در مورد استفاده از تلگراف، از آنجا كه هزينه انتقال پيام براساس تعداد كلمات مي‌باشد، پيغام مي‌بايد روشن و موجز باشد.

8- برنامه‌ريزي

بخش برنامه‌ريزي، اطلاعات را گردآوري مي‌كند تا پيشنهادهاي استراتژي صادراتي را طراحي نمايد. اين پيشنهادها به مديريت ارايه و در فرموله كردن استراتژي‌هاي شركت به‌كار گرفته مي‌شود. آمار و اطلاعاتي دقيق كه نشان‌دهندة وضعيت شركت مي‌باشند، مي‌بايد فراهم گردد تا بر اساس آن، هيأت مديره، تصميماتي هوشيارانه نسبت به جهت‌گيري آينده شركت اتخاذ نمايند.

براي پيشنهاد گشايش دفاتري در خارج از كشور، مي‌بايد بررسي‌هاي صورت گرفته كه نشان‌دهندة شرايط داخلي بازار خارجي است، به هيأت‌مديره ارايه گردد.

ادامه دارد...

آشنايي با ادبيات بازرگاني معرفي

بازاريابي صادراتي

مترجم: ماندانا فاضل